Documentation & Quality Control

ICONI CRM

WAS IST ICONI?

The ICONI CRM system is designed specifically for supported employment projects. It is an off the shelf product that can be customised to each individual organisation, including their logos and branding.
It is split in to 5 stages of an employability “pipeline”, from registration to barrier removal, then vocational acitvity etc. It is a customer record management system (CRM) that allows you to capture data and monitor the progress of clients.
It tracks clients progress and records outcomes which will be required for funders.

BEISPIELE

The main advantage is that it stores all your client data in one system, reducing the need for multiple word documents/excel sheets etc.

Tracking client progress with the step-by-step guide to becoming job-ready and a traffic light system to show what has been completed and what still needs to be addressed.

"It's a straight-forward, easy-to-use system that allows you to store client data and track their progress. The colour coding system is particularly useful as it highlights what needs to be finished and what parts need to be completed."

Emma

Job-Coach

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WEITERE INFORMATIONEN

Diese App wirbt mit gutem Datenschutz.

Meistertask

WAS IST meistertask?

Meistertask ist ein Werkzeug für Aufgaben- und Projekt-Management. Sie können mit Kolleg*innen online zusammenarbeiten und ToDo-Listen erstellen und teilen. Es ist auf Smartphones, Tablets und im Webbrwoser nutzbar.

BEISPIELE

Beispiel 1: Wir nutzen Meistertask zunehmend, um die Abstimmung mit dem Trainer*innen Team zu pflegen und Prozesse zu visualisieren.

Beispiel 2: Im Prozess unserer Kurse erleichtert es die Kommunikation über die Arbeitsverteilung, der Prozess wird transparenter und auch eine Zeiterfassung ist möglich.

"Ich mag Meistertask, weil ich alle meine ToDos über alle Projekte in einer Spalte sehen kann und die Aufgaben nach Enddatum sortiert sind."

Alex

Job-Coach

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WEITERE INFORMATIONEN

Meistertask wirbt mit gutem Datenschutz durch die Datenverarbeitungsvereinbarung.

TUTORIALS / LERNMATERIAL

Englisch

Helpdesk:
https://support.meistertask.com/hc/en-us

Webinars:
https://www.meistertask.com/pages/webinars/

Videos:
https://www.youtube.com/channel/UCxKRNRpaNof6SNszGcyCIWg

Deutsch

Hilfe:
https://support.meistertask.com/hc/de

Webinar:
https://www.meistertask.com/pages/webinars/

Videos:
https://www.youtube.com/channel/UCxKRNRpaNof6SNszGcyCIWg

Spanisch

Vídeos:
https://www.youtube.com/results?search_query=meistertask+tutorial+espa%C3%B1ol

Microsoft Forms

WHAT IS Microsoft Forms?

Forms ist ein Tool zur Erstellung von Fragebögen, Umfragen und Abstimmungen, um Feedback von einer Zielgruppe (Mitarbeiter, Teilnehmer, Kunden, Unternehmen) zu sammeln. Die erstellte Umfrage kann dann als Link oder QR-Code geteilt und auch auf Smartphones ausgefüllt werden. Die Ergebnisse werden in Echtzeit angezeigt und können in eine Excel-Datei exportiert werden, um sie anschließend zu analysieren.

BEISPIELE

Microsoft Forms kann zur Überprüfung der Arbeitsvermittlung (Nachbetreuung) verwendet werden.

1.Erstellung eines Fragebogens, um das Feedback des Unternehmens über die Fortschritte eines behinderten Arbeitnehmers zu erhalten.

2. Erstellung eines Fragebogens, um zu erfahren, wie sich der Teilnehmer am Arbeitsplatz fühlt.

3. Sie können auch selbst Lern-Quizze als Teil von Bildungseinheiten erstellen.

"Wir mögen Mircosoft Forms, weil es ein hervorragendes Instrument ist, um den Fortschritt der Arbeitsvermittlung zu überwachen und Probleme zu erkennen und zu lösen, wenn sie auftreten. Für uns ist es sehr wichtig, die Beziehung zwischen Betrieben und den Arbeitnehmenden regelmäßig zu bewerten. Uns gefällt auch die Möglichkeit, kleine Lernquiz für unsere Teilnehmer zu erstellen."

Ana

Job-Coach

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WEITERE INFORMATIONEN

Mircosoft Forms wirbt mit gutem Datenschutz, wobei Produkte von Microsoft 365 zum Zeitpunkt der Testung nicht GDPR-Konform waren.

TUTORIALS / LERNMATERIAL

Englisch

What ist Forms?:
https://support.microsoft.com/en-us/office/what-is-microsoft-forms-6b391205-523c-45d2-b53a-fc10b22017c8

Videos:
https://www.youtube.com/results?search_query=ms+forms+tutorial+english

Deutsch

Was ist Forms?:
https://support.microsoft.com/de-de/office/was-ist-microsoft-forms-6b391205-523c-45d2-b53a-fc10b22017c8

Videos:
https://www.youtube.com/results?search_query=ms+forms+tutorial+deutsch

Spanisch

¿Qué es Forms?:
https://support.microsoft.com/es-es/office/-qu%C3%A9-es-microsoft-forms-6b391205-523c-45d2-b53a-fc10b22017c8

Vídeos:
https://www.youtube.com/results?search_query=microsoft+forms+tutorial+espa%C3%B1ol+

Microsoft ToDo

WAS IST Microsoft ToDo?

To Do ist eine digitale To do Liste. Mit To Do lassen sich auf verschiedene Arten Aufgabenlisten erstellen. Man kann entweder schon voreingestelle Listen nutzen oder sich selbst passende Listen erstellen um den Überblick zu behalten wenn man beispielsweise verschiedene Bereiche hat die man organiseren will. Für To Do stehen Apps für den Desktop oder Mobilgeräte zur Verfügung, so dass man von überall aus, wenn man Internetzugang hat,auf die Liste zugreifen kann. Um To Do zu nutzen braucht man ein Microsoft Konto.

BEISPIELE

1) Kollaboratives Arbeiten: Es lassen sich Zuständigkeiten zuweisen wenn man mit anderen zusammen arbeitet.

2) To do´s mit Unterpunkten: Einer einzelnen Aufgabe lassen sich unterpunkte hinzufügen die man dafür abzuarbeiten hat.

Wir benutzen To do da es zum einen hilft Papier zu sparen. Zum anderen können Kollegen so gut zusammen Arbeiten, wenn mehrere an einer Aufgabe beteiligt sind, da sich Zuständigkeiten zuweisen lassen und man immer sieht was schon alles erledigt wurde und was noch offen ist.

Claudia

Job-Coach

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WEITERE INFORMATIONEN

Diese App wirbt mit gutem Datenschutz.

TUTORIALS / LERNMATERIAL

Englisch

Helf & learning:
https://support.microsoft.com/en-us/todo

Videos:
https://www.youtube.com/results?search_query=microsoft+to+do+tutorial+english

Deutsch

Hilfe & Lernen:
https://support.microsoft.com/de-de/todo

Videos:
https://www.youtube.com/results?search_query=microsoft+to+do+deutsch

Spanisch

Ayuda y aprendizaje de To Do:
https://support.microsoft.com/es-es/todo

Vídeos:
https://www.youtube.com/results?search_query=microsoft+to+do+tutorial+espa%C3%B1ol+

Qualli.life - Stärken- & Schwächenanalyse

WAS IST Qualli.life Stärken & Schwächen?

Im Rahmen des CRM-Programms Quallilife gibt es die Möglichkeit, eine Stärken-Schwächen-Analyse durchzuführen. Sie dient als Mittel zur quantifizierbaren Bewertung der Basiskompetenzen eines Teilnehmers. Das System ist an die Bedürfnisse der Bildungseinrichtung und ihrer Projekte anpassbar und sollte daher vor dem ersten Einsatz konfiguriert werden. Es kann im Rahmen der Berufsorientierung und des Profilings hilfreich sein und ist ein relativ einfaches Multiple-Choice-System.

BEISPIELE

Die Stärken-und Schwächenanalyse kann ein Teil von Profiling sein und zum Beispiel zu Beginn eines Projekts mit Teilnehmenden durchgeführt werden. Damit lassen sich Basiskompetenzen, Kompetenzen (Bereiche) und Indikatoren erheben und visualisieren. Zu einem späteren Zeitpunkt kann dies nochmals durchgeführt werden, um zum Beispiel Lernfortschritte in Qualifizierungsmaßnahmen zu überprüfen.

"Wir nutzen die Stärken-und Schwächenanalyse in unseren Projekten. Diese werden jeweils angepasst. Förderbedarfe werden dadurch sichtbar. Auch bei der Planung und Suche von passenden Praktika sind die Erkenntnisse aus der Stärken-und Schwächenanalyse für uns sehr hilfreich."

Laura

Job-Coach

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WEITERE INFORMATIONEN

Daten werden auf deutschen Servern gesichert. Die Betreiberfirma NISTECH verspricht DSGVO-Konformität.

TUTORIALS / LERNMATERIAL

Deusch

Analyse anlegen:
https://hilfe.qualli.life/Content/Dokumentation/Profiling.htm

Qualli.life

WAS IST Qualli.life?

Quallilife ist eine Software die dem Bereich der CRMs (Customer-Relation-Management) zuzuordnen ist. Mit Quallilife können Mitarbeitende von sozialen Organisationen Teilnehmende anlegen und verwalten, dokumentieren, organisieren und kommunizieren. Sie können damit u.a. auftraggebergerechte Förder- und Qualifizierungspläne, Leistungs- und Verhaltensbeurteilungen und sonstige Berichte erstellen. Es lassen sich eigene Vorlagen und ganze Bereich selbst gestalten, die zum Beispiel für Profiling genutzt werden können. Mit Quallilife lässt sich über die em@W-Schnittstelle mit Auftraggebenden Institutionen abgesichert kommunizieren.

BEISPIELE

Mit Quallilife lässt sich ein kompletter Fallverlauf dokumentieren. Sie können pro KlientIn Dokumente sicher ablegen, Adressen verwalten, Anwesenheiten dokumentieren, Fahrtkosten verwalten, Unterrichte (inkl. Lernziele) anlegen, planen und dokumentieren.

"Wir arbeiten seit einigen Jahren mit Quallilfe und mögen die Stabiliät, das Design und die vielfältigen Möglichkeiten. Wir dokumentieren unsere Begleitungen und Leistungen, erstellen Dokumente und Berichte. Es ist beruhigend, dass die Daten sicher auf den Servern der Betreiberfirma liegen. Falls es Fragen oder Probleme gibt ist der telefonische Support sofort da und kompetent."

Claudia

Job-Coach

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WEITERE INFORMATIONEN

Daten werden auf deutschen Servern gesichert. Die Betreiberfirma NISTECH verspricht DSGVO-Konformität.

TUTORIALS / LERNMATERIAL

Deutsch

Suchfunktion:
https://hilfe.qualli.life/Content/OnlineCover.htm

Videos:
https://qualli.tv/

Qualli.life - Sozialanalyse

WAS IST Qualli.life Social Analysis?

Innerhalb des CRM-Programms Quallilife gibt es die Option eine Sozialanalyse durchzuführen. Es kann selbst eine Art Fragebogen unterteilt in Kategorieen zusammengestellt werden. Die Antworten können automatisch in Berichte übernommen werden. Die Fachkräfte können damit die soziale Ausgangslage der Kunden und ihre Vorgeschichte ermitteln und dokumentieren.

BEISPIELE

Mit der Sozialanalyse können Angebotsbezogene Fragebögen wie z.B. ein Anamnesebogen beim Start einer Begleitung erstellt werden. Aber auch detaillierte Profiling-Analysen sind vorstellbar.

"Wir nutzen in manchen Projekten zu Beginn die Sozialanalyse um die wichtigsten Daten auf einen Blick zu erhalten. Somit kann zum Beispiel auch eine vertretende Kollegin schnell die soziale Situation der Teilnehmenden Person überblicken- aber auch Veränderungen/ Entwicklungen sichtbar gemacht werden."

Jan

Job-Coach

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WEITERE INFORMATIONEN

Daten werden auf deutschen Servern gesichert. Die Betreiberfirma NISTECH verspricht DSGVO-Konformität.

TUTORIALS / LERNMATERIAL

Deutsch

Sozialanalyse anlegen:
https://hilfe.qualli.life/Content/Dokumentation/Sozialanalyse.htm

Padlet

WAS IST Padlet?

Padlet stellt digitale Pinnwände mit verschiedenen Vorlagen zur Verfügung, auf denen Texte, Bilder, Videos, Links, Sprachaufnahmen, Bildschirmaufnahmen und Zeichnungen gespeichert werden können. An den Pinnwänden kann gemeinschaftlich gearbeitet werden. Jede Änderung an einer Pinnwand kann live mitverfolgt werden. Eine Padlet-Pinnwand kann per Link oder QR-Code für alle zugänglich gemacht werden.

BEISPIELE

1) Entwickeln und strukturieren Sie die Workshop- und Kursplanung gemeinsam, z. B. mit der Zeitplanvorlage. Dies kann einen guten Überblick für alle beteiligten Kollegen, aber auch für die Lernenden bieten.

2) Erstellen Sie ein Wiki zu bestimmten Themen/Inhalten, zum Beispiel: Verfahren für die Teilnahme an Unterstützter Beschäftigung.

Wir finden die gemeinsame Arbeit an einem Whiteboard sehr produktiv. Die grafische Darstellung und der Zeitstrahl kann helfen, den Überblick zu behalten. Auch die Integration von Links, Videos und anderen Medien gefällt uns. Allerdings nutzen wir derzeit eine Alternative, weil wir mit dem Datenschutz von Padlet nicht zufrieden sind.

Lisa

Job-Coach

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WEITERE INFORMATIONEN

Diese App wirbt mit gutem Datenschutz.

TUTORIALS / LERNMATERIAL

Englisch

Videos:
https://www.youtube.com/results?search_query=padlet+tutorial+english

Deutsch

Videos:
https://www.youtube.com/results?search_query=padlet+tutorial+deutsch

Spanisch

Vídeos:
https://www.youtube.com/results?search_query=padlet+tutorial+espa%C3%B1ol

Todoist

WAS IST todoist?

Todoist ist ein kollaboratives Aufgaben- und Projektmanagement-Tool, um Aufgaben zu organisieren und zu visualisieren. Es spart Zeit durch eine einfache Zuweisung von Aufgaben, besonders wenn sie mehrere Klient*innen, Kolleg*innen und Teams betreffen.

BEISPIELE

Da wir parallel in vielen verschiedenen Teams arbeiten, erspart Todoist eine Menge verbaler Kommunikation über einfache Aufgabenverteilung, Statusberichte usw. Wenn das Tool von einer großen Anzahl von Kolleg*innen verwendet wird, vereinheitlicht es die Art und Weise, Aufgaben zu organisieren und zu visualisieren.
Die Kolleg*innen können auch entscheiden, ihre Klient*innen in ihre Todoist-Projekte einzubeziehen, um das Ziel der Transparenz zu erfüllen.

"Im Gegensatz zu anderen Tools wie Meistertask, Microsoft To-Do etc. hat es viel mehr Möglichkeiten, Aufgaben, Unteraufgaben und Unter-Unteraufgaben zu priorisieren, zu planen und zuzuweisen. Das macht es ideal, um sogar kollaboratives Mikromanagement zu betreiben, nicht nur eine "grobe" Projekt- und Aufgabenplanung. Sie können außerdem für jedes Projekt zwischen der Kanban- und Listenstruktur wählen."

Claudia

Job-Coach

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WEITERE INFORMATIONEN

Diese App ist seit dem 25. Mai 2018 vollständig mit der GDPR konform.

TUTORIALS / LERNMATERIAL

Englisch

https://todoist.com/getting-started

Deutsch

https://todoist.com/de/getting-started

Spanisch

https://todoist.com/es/getting-started

Stepnova

WAS IST stepnova?

Ergovia Stepnova ist eine Dokumentationssoftware für die berufliche Bildung, die die Dokumentation von Informationen und die Speicherung von Dokumenten unterstützt. Darüber hinaus unterstützt sie die Bewertung von Arbeitserprobungen, die Identifizierung von Qualifizierungsbedarfen und die Planung der dafür notwendigen Schritte. Sie ermöglicht Fachkräften ein systematisches Vorgehen in diesem Bereich.

"Die Nutzung einer zentralen Dokumentationssoftware wie Stepnova macht ineffiziente, teils doppelt und dreifache Dokumentationen aus dem Papierzeitalter überflüssig und ermöglicht es, Informationen in Dokumenten-Vorlagen zu exportieren, so dass diese effizient genutzt werden können. Im Hinblick auf die Identifizierung von Stärken, Schwächen und Unterstützungsbedarf macht es Stepnova einem einfach, auf frühere Informationen, die im Qualifizierungsprozess gesammelt wurden, zurückzugreifen."

Alex

Job-Coach

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WEITERE INFORMATIONEN

Diese App wirbt mit gutem Datenschutz. Stepnova hat eine mobile Anwendung 'Stepnova pocket', die eine grundlegende Notiz- und Dokumentationsfunktion bereitstellt.

TUTORIALS / LERNMATERIAL

Deutsch

Tutorials auf dem ergovia Channel auf Youtube: