1. no, currently no planning for this 2. no, but planning initiated

Recommendation: Make data protection an issue and work with your employees, HR experts and, where applicable, the works council to develop a policy. Take into account the specifics of the technologies you intend to use. BELVEDERE resource: <a href="https://belvedere-project.eu/belvedere-resources/technology-fit-with-values/" target="_blank" rel="noreferrer noopener">Technology assessment matrix to assess technology fit with organisational values</a> (opens in a new window)

3. planning completed 4. yes, implementation started

Recommendation: Review your data protection policies, particularly on the handling of personal data, to make sure they are up to date. Involve employees and the works council in developing and updating policies and systems. Remember to adapt standards to new technologies in good time. BELVEDERE resource: <a rel="noreferrer noopener" href="https://belvedere-project.eu/belvedere-resources/technology-fit-with-values/" target="_blank">Technology assessment matrix to assess technology fit with organisational values</a> (opens in a new window)

5. yes, implementation in progress 6. no response available

No recommendation for action

1. no, currently no planning for this 2. no, but planning initiated

Recommendation: Based on your strategic digitalisation goals, determine which new technologies or service innovations you want to introduce in your organisation. Set (initial) standards for the selection, development and evaluation of such innovations. Identify a person responsible for technology and innovation management.

3. planning completed 4. yes, implementation started

Recommendation: Based on your strategic digitalisation goals, determine which new technologies or service innovations you want to introduce in your organisation. Set (initial) standards for the selection, development and evaluation of such innovations. Review your procedures for selecting, developing, evaluating and introducing service innovations. Establish standards and responsibilities. Use the information gained from your technology and innovation management to further develop your digitalisation goals.

5 .yes, implementation in progress 6. no response available

No recommendation for action

1. no, currently no planning for this 2. no, but planning initiated

Recommendation: Think about working with partners on innovation and service development. This can lead to profitable service developments or launches for you. Consider how you can involve customers and clients in the development process as early as possible.

3. planning completed 4. yes, implementation started

Recommendation: Review which of your innovation and development partnerships are successful. Decide how to continue or intensify your networking at this point. Negotiate concrete agreements and disengage from partners that do not help you expand your business.

5. yes, implementation in progress 6. no response available

No recommendation for action

1. no 2. yes, in one pilot group

Recommendation: Try alternative ways of organising work. Interdisciplinary teams working according to agile principles are particularly successful in the development of digital services. In such cases, allow creative freedom and reduce management structures. Take inspiration from good examples and allow yourself a 'trial run' of agile project organisation.

3. yes, in several pilot groups 4. yes, in one or more central business units

Recommendation: Analyse your experiences with alternative forms of (agile) project organisation. Check to what extent you want to continue these alternative forms of work and in which other areas of the company e.g. agile teams can bring advantages.

5. yes, wherever possible 6. no response available

No recommendation for action

1. no 2. yes, but only occasionally

Recommendation: Check the basic relevance of the different tools mentioned in the context of your organisation. Then commission small pilot studies to test the selected/prioritised tools in smaller units of the organisation and evaluate the potential benefits based on the feedback from the pilot users.

3. yes, several times 4. yes, (very) often

Recommendation: Consider which of the tools in use have the potential to become ‚company standards’; involve current users in the selection and implementation decision.

5. yes, all possibilities exploited 6. no response available

No recommendation for action

1. no, currently no planning for this 2. no, but planning initiated

Recommendation: For each of these application scenarios, systematically assess the value it adds to users and the business, and base your planning on this.

3. planning completed 4. yes, implementation started

Recommendation: Regularly review whether and to what extent the added value of digitalisation is still available to users and the organisation, and what changes may need to be made as a result.

5. yes, implementation in progress 6. no response available

No recommendation for action

1. no 2. yes, for individual employees and managers

Recommendation: Develop a company standard (in terms of responsibilities, procedures, decision-making powers, resources, etc.) for implementing change projects and train managers and selected employees in its application. If necessary, use smaller digitalisation projects as an opportunity to test and train the new standard.

3. yes, with a number of employees and at management level throughout 4. yes, a majority of employees and at management level

Recommendation: Develop appropriate indicators to capture and assess the progress of your organisation's digital transformation process, and regularly incorporate these findings into strategic planning.

5. yes, all employees and managers 6. no response available

No recommendation for action

1. no, currently no planning for this 2. no, but planning initiated

Recommendation: For each scenario, systematically assess the value it adds to users and the business, and plan accordingly.

3. planning completed 4. yes, implementation started

Recommendation: Regularly review whether and to what extent the added value of digitalisation is still available to users and the organisation, and what changes may need to be made as a result.

5. yes, implementation in progress 6. no response available

No recommendation for action

BELVEDERE – Self Assessment: ORGANISATION & PROCESSES

Themenbereich 4: ORGANISATION & PROZESSE

Anweisungen

Bitte beantworten Sie die folgenden Fragen, indem Sie die am besten geeignete Option anklicken. Option 1 entspricht der Newcomer-Stufe, Option 2 der Entdecker-Stufe, Option 3 der Integrator-Stufe und Option 4 der Experten-Stufe. Wenn Sie Option 5 wählen, kann Ihnen das BELVEDERE Projekt keine weiteren Empfehlungen geben, da Sie im Prozess der digitalen Transformation bereits sehr weit fortgeschritten sind.

Bitte beachten Sie: Diese Website speichert keine Daten über Sie, auch nicht Ihre Antworten. Wir empfehlen Ihnen, jede Seite des Readiness Checks auszudrucken oder zu speichern, sobald Sie die Fragen beantwortet haben, damit Sie sie zum späteren Nachschlagen zur Verfügung haben. Sobald Sie diese Seite verlassen, werden alle Antworten zurückgesetzt. (Klicken Sie auf das ! Symbol, um diesen Hinweis auf Ihrem Ausdruck auszublenden)

Frage 14:
Gibt es für den Einsatz digitaler Technologien Regelungen in Ihrem Unternehmen?

1. nein, derzeit keine Planung hierzu
2. nein, aber Planung angestoßen

Empfehlung: Machen Sie Datenschutz zum Thema und entwickeln Sie mit Ihren Mitarbeitenden, Personalfachleuten und - sofern vorhanden - dem Betriebsrat zusammen ein Konzept für entsprechende Regelungen. Berücksichtigen Sie die Besonderheiten der Technologien, die Sie einsetzen wollen.

BELVEDERE-Ressource: Technologiebewertungsmatrix zur Bewertung der Passung von Technologie und Organisationswerten (öffnet in einem neuen Fenster)

3. Planung abgeschlossen
4. ja, Umsetzung gestartet

Empfehlung: Überprüfen Sie Ihre Regelungen zum Datenschutz, insbesondere zum Umgang mit personenbezogenen Daten, auf Ihre Aktualität. Beziehen Sie Mitarbeitende und Betriebsrat in die Weiterentwicklung und Ergänzung der Regelungen und Systematiken mit ein. Denken Sie daran, die Standards auf neue Technologien zeitnah anzupassen.

BELVEDERE-Ressource: Technologiebewertungsmatrix zur Bewertung der Passung von Technologie und Organisationswerten (öffnet in einem neuen Fenster)

5. ja, Umsetzung läuft
6. keine Angabe möglich

Keine Handlungsempfehlung

Frage 15:
Gibt es in Ihrem Unternehmen ein strukturiertes Vorgehen für die Planung und Steuerung von (digitalen) Innovationen?

1. nein, derzeit keine Planung hierzu
2. nein, aber Planung angestoßen

Empfehlung: Bestimmen Sie ausgehend von Ihren strategischen Digitalisierungszielen, welche neuen Technologien oder Dienstleistungsinnovationen Sie im Unternehmen einführen wollen. Legen Sie (erste) Standards fest für die Auswahl, Entwicklung und Bewertung von solchen Neuerungen. Definieren Sie eine/n Verantwortliche/n für das Technologie- und Innovationsmanagement.

3. Planung abgeschlossen
4. ja, Umsetzung gestartet

Empfehlung: Überprüfen Sie Ihre Vorgehensweisen für die Auswahl, Entwicklung und Bewertung sowie Einführung von Dienstleistungsinnovationen. Legen Sie Standards und Verantwortlichkeiten fest. Nutzen Sie Informationen, die Ihr Technologie- und Innovationsmanagement gewinnt, für die Weiterentwicklung Ihrer Digitalisierungsziele.

5. ja, Umsetzung läuft
6. keine Angabe möglich

Keine Handlungsempfehlung

Frage 16:
Haben Sie strategische Partner/innen oder ein Netzwerk für Austausch und Kooperation bzgl. Digitalisierung (aufgebaut)?

1. nein, derzeit keine Planung hierzu
2. nein, aber Planung angestoßen

Empfehlung: Denken Sie darüber nach, die Kooperation mit Partner/innen im Bereich der Innovation und Dienstleistungsentwicklung auszubauen. Hieraus können sich gewinnbringende Weiterentwicklungen oder Einführungen von Dienstleistungen für Sie ergeben. Überlegen Sie, inwiefern Sie Kund/innen und Klient/innen möglichst frühzeitig in den Entwicklungsprozess integrieren können.

3. Planung abgeschlossen
4. ja, Umsetzung gestartet

Empfehlung: Prüfen Sie, welche Ihrer Innovations- und Entwicklungspartnerschaften erfolgreich sind. Entscheiden Sie, wie Sie Ihre Netzwerkarbeit an dieser Stelle fortsetzen bzw. intensivieren wollen. Handeln Sie konkrete Vereinbarungen aus und trennen Sie sich von Partner/innen, die Sie beim Ausbau Ihrer Geschäftsfelder nicht voranbringen.

5. ja, Umsetzung läuft
6. keine Angabe möglich

Keine Handlungsempfehlung

Frage 17:
Werden Projekte zur Umsetzung von Digitalisierungslösungen in "agilen Arbeitsformen" (z.B. Selbstorganisierte Teams) umgesetzt?

1. nein
2. ja, in einer Pilotgruppe

Empfehlung: Erproben Sie auch alternative Formen der Arbeitsorganisation. Gerade wenn es um die Entwicklung von digitalen Dienstleistungen geht, sind interdisziplinäre Teams, die nach agilen Prinzipen arbeiten, erfolgreich. Lassen Sie in solchen Fällen kreative Freiräume zu und reduzieren Sie Führungsstrukturen. Lassen Sie sich von guten Beispielen inspirieren und gestatten Sie sich einen "Testlauf" in agiler Projektorganisation.

3. ja, in mehreren Pilotgruppen
4. ja, in einem oder mehreren zentralen Unternehmensbereichen

Empfehlung: Analysieren Sie Ihre Erfahrungen mit alternativen Formen der (agilen) Projektorganisation. Überprüfen Sie, inwiefern Sie diese alternativen Arbeitsformen fortsetzen wollen und in welchen weiteren Unternehmensbereichen z.B. agile Teams Vorteile mit sich bringen können.

5. ja, überall, wo dies möglich ist
6. keine Angabe möglich

Keine Handlungsempfehlung

Frage 18:
In welchem Umfang setzen Sie folgende Tools in Ihrem Unternehmen ein? (nutzen Sie die Liste als Ideenpool, aber bewerten Sie denjenigen Aspekt bei dem Sie am schlechtesten aufgestellt sind)
- digitale Plattformen zum internen Datenaustausch z.B. Sharepoint, Jive, Intranet
- interne Kommunikation über Messenger-Dienste z.B. Slack, Beekeeper, Skype, Microsoft Teams
- virtuelle Teamarbeit (z.B. virtuelle Konferenzen)
- digitale Planungswand/-tafel
- digitales schwarzes Brett
- digitales Projektmanagement/ Kanban-Board (z.B. meistertask, trello etc.)

1. nein
2. ja, aber nur vereinzelt

Empfehlung: Prüfen Sie die grundsätzliche Relevanz der verschiedenen genannten Tools im Kontext Ihres Unternehmens. Beauftragen Sie anschließend kleine Pilotstudien, um die so ausgewählten bzw. priorisierten Tools in kleineren Einheiten im Unternehmen zu testen, und bewerten Sie den potenziellen Nutzen auf Grundlage der Rückmeldungen der Pilotnutzer/innen.

3. ja, mehrfach
4. ja, (sehr) häufig

Empfehlung: Prüfen Sie, welche der eingesetzten Tools das Potenzial haben, als „Unternehmensstandard“ eingesetzt zu werden; beziehen Sie die bisherigen Nutzer/innen in die Auswahl- und Umsetzungsentscheidung mit ein.

5. ja, alle Möglichkeiten ausgeschöpft
6. keine Angabe möglich

Keine Handlungsempfehlung

Frage 19:
Wie ist der Umsetzungsstand in Bezug auf interne Informationsflüsse und der Umgang mit Daten in Ihrem Unternehmen? (nutzen Sie die Liste als Ideenpool, aber bewerten Sie denjenigen Aspekt bei dem Sie am schlechtesten aufgestellt sind)
- Interne Informationsflüsse werden durch IT-Systeme unterstützt
- Abteilungssilos werden durch durchgehende IT-Systeme (z.B. Mitarbeitende können ihre Daten selbst einsehen und bearbeiten) und Zusammenarbeit in Digitalisierungsprojekten abgebaut
- Maßnahmen zum Datenschutz, zur Aktualität und Qualität von Daten sind etabliert
- Bereichsübergreifende Datenweitergabe und Kommunikation ("Daten-Demokratie") ist kontextspezifisch möglich und geregelt (z.B. durch technischen Zugang, Rechtevergabe und definierte, digital -gestützte Freigabeprozesse)
- Digitales Controlling ist etabliert
- Führungskräfte nutzen Datenanalysen als Grundlage für Entscheidungsfindung ("digital manager")

1. nein, derzeit keine Planung hierzu
2. nein, aber Planung angestoßen

Empfehlung: Prüfen Sie systematisch für jedes genannte Anwendungsszenario, welche Mehrwerte dadurch für Nutzer/innen und für das Unternehmen entstehen, und richten Sie Ihre Planungen an diesen Erkenntnissen aus.

3. Planung abgeschlossen
4. ja, Umsetzung gestartet

Empfehlung: Prüfen Sie regelmäßig, ob und inwieweit die mit der Digitalisierung angestrebten Mehrwerte auch weiterhin für die Nutzer/innen und für das Unternehmen verfügbar sind, und welche Veränderungsbedarfe sich daraus ggf. ergeben.

5. ja, Umsetzung läuft
6. keine Angabe möglich

Keine Handlungsempfehlung

Frage 20:
Inwieweit ist in Ihrem Unternehmen ein Veränderungsmanagement institutionalisiert und ein Verständnis von Digitalisierung als Wandel / Transformationsprozess etabliert?

1. nein
2. ja, bei einzelnen Mitarbeitern und Führungskräften

Empfehlung: Entwickeln Sie einen Unternehmensstandard (in Bezug auf Verantwortlichkeiten, Vorgehensweisen, Entscheidungsbefugnisse, Ressourcen etc.) zur Umsetzung von Veränderungsprojekten, und qualifizieren Sie Führungskräfte und ausgewählte Mitarbeitende in dessen Anwendung. Nutzen Sie ggf. kleinere Digitalisierungsprojekte als Möglichkeit, den neuen Standard zu testen und zu trainieren.

3. ja, bei mehreren Mitarbeitern und in der Führungsebene durchgehend
4. ja, einem Großteil der Mitarbeiter und auf der Führungsebene

Empfehlung: Entwickeln Sie geeignete Indikatoren, um den Fortschritt im digitalen Transformationsprozess Ihres Unternehmens erheben und bewerten zu können, und berücksichtigen Sie regelmäßig diese Erkenntnisse in der strategischen Planung des Unternehmen.

5. ja, allen Mitarbeitern und Führungskräften
6. keine Angabe möglich

Keine Handlungsempfehlung

Frage 21:
Bitte bewerten Sie die folgenden Aussagen zu Prozesse in Ihrem Unternehmen. (nutzen Sie die Liste als Ideenpool, aber bewerten Sie denjenigen Aspekt, bei dem Sie derzeit am schwächsten sind):
- Ihre Prozesse sind vollständig (digital) dokumentiert (z.B. Rechnungserstellung, Buchhaltung)
- Prozesse werden vollständig durch IT-Systeme gestützt, sodass für Mitarbeitende Kapazitäten für neue Aufgabenbereiche (z.B. Planung, Innovationen, Analysen) entstehen können
- Prozessinformationen bzw. -wissen sind/ist digital und ortsunabhängig verfügbar

1. nein, derzeit keine Planung hierzu
2. nein, aber Planung angestoßen

3. Planung abgeschlossen
4. ja, Umsetzung gestartet

5. ja, Umsetzung läuft
6. keine Angabe möglich

Keine Handlungsempfehlung

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Referenzen / Danksagungen
Der BELVEDERE Digital Readiness Check basiert auf Arbeiten, die das Institut für Technologie und Arbeit in Zusammenarbeit mit dem Mittelstand-Digital Zentrum Kaiserslautern (einer Initiative, die kleine und mittlere Unternehmen und das Handwerk bei der digitalen Transformation begleitet) entwickelt hat, gefördert vom Bundesministerium für Wirtschaft und Klimaschutz. Online verfügbar unter: https://digitalzentrum-kaiserslautern.de/unser-angebot/self-service/readiness-check (letzter Zugriff am 19. April 2023)