ERGEBNISSE: Vereinheitlichtes Prozessmodell

Herausforderung

In dem Projekt arbeiten fünf Organisationen aus vier Ländern (Deutschland, Schottland, Spanien und Österreich) daran, Begleit- und Übergangsprozesse mit Hilfe digitaler Technologien zu unterstützen. Jede dieser Organisationen hat z.B. ihre eigenen etablierten Prozesse, Spezifika hinsichtlich ihrer Zielgruppe, Mitarbeiter und Rahmenbedingungen, administrativen Zuständigkeiten, Rechtsansprüche und auch die verwendete Terminologie unterscheidet sich erheblich.

Eine der ersten Fragen im Rahmen des Projekts war daher, wie wir vermeiden können, dass diese Unterschiede uns daran hindern, Lösungen zu finden, die für alle passen.

Lösung

Als mögliche Lösung haben die Projektbeteiligten den Fokus auf das Gemeinsame gelegt, denn trotz aller Unterschiede eint sie ein gemeinsames Ziel.

Vorgehensweise

Um die jeweiligen Abläufe und spezifischen Prozessschritte sowie die im Rahmen von Transferprozessen verfolgten Qualitätsziele besser zu verstehen, wurden Interviews mit Beteiligten aus den fünf Organisationen geführt. Auf der Grundlage dieser Ergebnisse wurden Verfahren, die in allen Organisationen in ähnlicher Weise zu finden waren, zu einheitlichen Prozessschritten zusammengefasst.

Ergebnis

Das Ergebnis ist ein einheitliches Prozessmodell, dessen Phasen sich überall wiederfinden (wenn auch unter verschiedenen Namen) und die auch auf unterschiedliche Weise mit Leben gefüllt werden. Auf diese Weise sorgt das Modell auch für eine Vereinheitlichung der im Projekt verwendeten Sprache.

This picture shows 8 process phases that are shared among the project partners
BELVEDERE Vereinheitlichten Prozessmodell

Klicken Sie unten auf die Phasennummer, um genauere Informationen über die jeweilige Phase zu erhalten.

Phase 1: Erstkontakt und Einstieg

Diese Phase kann enthalten:

  • Erster Kontakt
  • Grundlegende Informationen / Beratung (oft 1:1)
  • Klärung der Finanzierung
  • Dokumentation der Fallgeschichte der Person
  • Identifizierung von Interessen und teilweise bereits von Fähigkeiten
  • Zuweisung zu einem vorläufigen Betreuungsteam (Teilnehmer, Jobcoach, Trainer)
  • Entscheidung und Einigung über das Eintrittsdatum

Phase 2: Profilerstellung

Diese Phase kann enthalten:

  • Identifizierung von
    • Stärken und Schwächen
    • Unterstützungsbedarf
    • familiärer Kontext
    • Potenzialen
  • Lösungsansätze
    • Ausprobieren & Erkunden
    • Erstellung von Berufsprofilen durch Fachpersonal
    • Stresstests (formalisierte Verfahren)
  • Vernetzung mit Dritten
    • Unterstützerkreis
    • Mediziner
    • Beratungsdienste usw.
  • Matching zwischen Kunden und Job Coaches
  • Abschließendes Feedbackgespräch mit dem Teilnehmer
  • Überprüfung früherer Annahmen in späteren Phasen (da die Profilerstellung nie endet)

Phase 3: Qualifikation

Diese Phase kann enthalten:

  • Ausbilder in der Leitung
  • Verknüpfung der verschiedenen Aspekte der Profilerstellung
  • Vereinbarung von Zielen
  • Schulungen, z. B. zu folgenden Themen,
    • Hygiene, gesunde Ernährung
    • Allgemeine Fähigkeiten, soziale Fähigkeiten, Umgang mit Emotionen, Selbstvertrauen, Veränderung der Rolle als Erwachsener
    • Arbeiten mit Computern / ECDL, PC-Schulung, Büroservice
    • Lebenslauf- und Bewerbungstraining
  • Modalitäten
    • intern
    • extern (z.B. in Zusammenarbeit mit anderen Partnern, Berufsschule)
  • Lösungsansätze
    • Seminare und Gesprächsrunden
    • Gruppengespräche, Peer-Learning
    • Vollständig strukturierter Stundenplan mit individueller Modulauswahl
    • Definition von thematischen Schwerpunkten in einem vordefinierten Zyklus
    • Wiederholungen immer möglich
    • Auch bei externen Praktika, Teilnahme an Qualifizierungsmodulen, Nachschulungen oder Projekten
  • Jobcoach hat bereits Kontakt zu den Teilnehmern
  • Diese Phase kann viele Jahre dauern

Phase 4: Probetraining

Diese Phase kann enthalten:

  • Praktika zur diagnostischen Einschätzung oder zum Abgleich von Erwartungen/Wünschen mit der Realität
    • kurz und bündig, manchmal nur 1-tägige Praktika, kleine Kostproben
  • Manchmal führen diese Praktika zu einem Arbeitsplatz, aber keine Erwartungen
  • Modalitäten
    • Extern: Z.B. langjährige Zusammenarbeit mit ausgewählten Unternehmen, die für die Zielgruppe gut sensibilisiert sind
    • Innerbetrieblich: Z.B. Praktikum(e) im eigenen Restaurant, Gärtnerei, Büroservice oder Schreib- und Malwerkstatt
  • Teilnehmer, die die meiste Zeit an Praktika teilnehmen

Phase 5: Platzierung

Diese Phase kann enthalten:

  • Jobcoach in der Leitung
  • Oft 1:1 mit Beschäftigungskoordinator / Jobcoach
  • Erkundung verschiedener Stellenangebote
  • Kontakt mit Arbeitgebern
  • Bewerbungen (auch in früheren Phasen)
  • Vermittlung eines Praktikums mit dem Ziel, sich zu einem Angestellten mit Vertrag zu entwickeln
  • 1-tägige Arbeitsproben anstelle von Vorstellungsgesprächen, falls zutreffend
  • Abschluss eines Vertrags
  • Vernetzung und Anpassung an externe Bedingungen; manchmal mit
    • Freunde und Familie
    • runde Tische
    • Schulsozialarbeit
    • Berufsschullehrer
  • Ausbildung im Unternehmen
    • Jobcoach unterstützt täglich am Arbeitsplatz
    • Jobcoach, der manchmal auch als Arbeitsassistent fungiert (sehr praktische Unterstützung in den ersten Tagen)

Phase 6: Nachsorge

Diese Phase kann enthalten:

  • Erst vermitteln, dann ausbilden (unterstützter Beschäftigungsansatz, nahtloser Übergang von der Vermittlung zur Nachbetreuung)
  • Tätigkeit
    • Je nach dem Grad der erforderlichen Unterstützung besucht der Jobcoach weiterhin den Arbeitsplatz
    • Unterstützung am Arbeitsplatz von fast allen gewünscht
    • Unterstützung bei der Einarbeitung
  • Dauer
    • Bis zu 3 Monate Nachbetreuung (bei Bedarf länger, z. B. in Krisensituationen)
    • Mindestens 6 Monate Nachbetreuung
    • Bis zu 1 Jahr, kann verlängert werden (maximal 3 Jahre insgesamt)
  • Schwerpunkt
    • Schwerpunkt auf Teilnehmer, aber oft ist eine allgemeinere Rolle als Mediator erforderlich
    • Austausch mit Arbeitgeber / direktem Vorgesetzten
    • Suche nach einer Person im Unternehmen, die als Buddy/Mentor am Arbeitsplatz fungiert
    • Diskrete Unterstützung auf Wunsch des Teilnehmers, dann im Hintergrund arbeitend
  • Link zur eigenen Organisation
    • Aufrechterhaltung des Kontakts auch mit Teilnehmern mit einem hohen Maß an Autonomie, die die Organisation nicht mehr besuchen
    • Einmal pro Woche Teilnahme an einer Gruppensitzung im Unternehmen, bei der die Teilnehmer ihre aktuellen Probleme diskutieren und zu lösen versuchen (der Jobcoach moderiert lediglich die Diskussionen)
    • Einmal im Monat Treffen mit einem zweiten JC, um Probleme zu besprechen, auch mit dem ersten JC
  • Übergabe an einen anderen Dienst, für langfristige Unterstützung

Phase 7: Internes Fallmanagement

Diese Phase kann enthalten:

  • Eine Person, die alle Fälle zentral überwacht
  • Personenzentrierte Planung durch eine Person an zentraler Stelle
  • Leitende Angestellte, die die Tätigkeiten der Mitarbeiter an der Basis beaufsichtigen
  • Teilgruppen von Kollegen bilden Teams
  • Das Personal trifft sich regelmäßig
  • Die Interviews mit den Familien werden von zwei Mitarbeitern durchgeführt
  • Beendigung
    • Fehlende Arbeitsbereitschaft oder Kündigung zur Teilnahme an Vorstellungsgesprächen: Ausstieg aus der Teilnahme, aber Versuch, die Kunden dorthin zurückzubringen, wo sie herkommen

Phase 8: Dokumentation und Qualitätskontrolle

Diese Phase kann enthalten:

  • Umfangreiche Dokumentation
  • Verwendung von Formularen (sowohl intern entwickelte als auch extern vorgegebene)
  • Klare Verfahrensanweisungen für die Teilnahme und die vorzeitige Beendigung der Teilnahme
  • Regelmäßige Überprüfung der Einhaltung der Finanzvorschriften
  • Einsatz eines Dokumentenservers / einer Datenbank / einer Software zur Verwaltung von Kundenbeziehungen
    • Mit Kunden verbrachte Zeit
    • Aktivitäten
    • Telefonische Gespräche
    • Sitzungen
    • Vereinbarungen (z.B. von Zielvereinbarungsgesprächen)
    • Ergebnisse von Beurteilungen jeglicher Art (z. B. Leistungs- und Verhaltensbeurteilung - PBA)
    • An Externe gesendete Berichte
    • Quantitative Indikatoren: z. B. Anzahl der Verträge, wöchentlicher Stundenaufwand pro Kunde, Beitrag zur Lebensqualität
    • Kommentare
  • Regelmäßige interne Audits (z. B. werden stichprobenartig Dokumente eingesehen, Praxissituationen reflektiert)
  • Schulung des gesamten Personals
  • Patronatsystem
  • ISO-Zertifizierung

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