1. no, currently no planning for this 2. no, but planning initiated

Recommendation: Make data protection an issue and work with your employees, HR experts and, where applicable, the works council to develop a policy. Take into account the specifics of the technologies you intend to use. BELVEDERE resource: <a href="https://belvedere-project.eu/belvedere-resources/technology-fit-with-values/" target="_blank" rel="noreferrer noopener">Technology assessment matrix to assess technology fit with organisational values</a> (opens in a new window)

3. planning completed 4. yes, implementation started

Recommendation: Review your data protection policies, particularly on the handling of personal data, to make sure they are up to date. Involve employees and the works council in developing and updating policies and systems. Remember to adapt standards to new technologies in good time. BELVEDERE resource: <a rel="noreferrer noopener" href="https://belvedere-project.eu/belvedere-resources/technology-fit-with-values/" target="_blank">Technology assessment matrix to assess technology fit with organisational values</a> (opens in a new window)

5. yes, implementation in progress 6. no response available

No recommendation for action

1. no, currently no planning for this 2. no, but planning initiated

Recommendation: Based on your strategic digitalisation goals, determine which new technologies or service innovations you want to introduce in your organisation. Set (initial) standards for the selection, development and evaluation of such innovations. Identify a person responsible for technology and innovation management.

3. planning completed 4. yes, implementation started

Recommendation: Based on your strategic digitalisation goals, determine which new technologies or service innovations you want to introduce in your organisation. Set (initial) standards for the selection, development and evaluation of such innovations. Review your procedures for selecting, developing, evaluating and introducing service innovations. Establish standards and responsibilities. Use the information gained from your technology and innovation management to further develop your digitalisation goals.

5 .yes, implementation in progress 6. no response available

No recommendation for action

1. no, currently no planning for this 2. no, but planning initiated

Recommendation: Think about working with partners on innovation and service development. This can lead to profitable service developments or launches for you. Consider how you can involve customers and clients in the development process as early as possible.

3. planning completed 4. yes, implementation started

Recommendation: Review which of your innovation and development partnerships are successful. Decide how to continue or intensify your networking at this point. Negotiate concrete agreements and disengage from partners that do not help you expand your business.

5. yes, implementation in progress 6. no response available

No recommendation for action

1. no 2. yes, in one pilot group

Recommendation: Try alternative ways of organising work. Interdisciplinary teams working according to agile principles are particularly successful in the development of digital services. In such cases, allow creative freedom and reduce management structures. Take inspiration from good examples and allow yourself a 'trial run' of agile project organisation.

3. yes, in several pilot groups 4. yes, in one or more central business units

Recommendation: Analyse your experiences with alternative forms of (agile) project organisation. Check to what extent you want to continue these alternative forms of work and in which other areas of the company e.g. agile teams can bring advantages.

5. yes, wherever possible 6. no response available

No recommendation for action

1. no 2. yes, but only occasionally

Recommendation: Check the basic relevance of the different tools mentioned in the context of your organisation. Then commission small pilot studies to test the selected/prioritised tools in smaller units of the organisation and evaluate the potential benefits based on the feedback from the pilot users.

3. yes, several times 4. yes, (very) often

Recommendation: Consider which of the tools in use have the potential to become ‚company standards’; involve current users in the selection and implementation decision.

5. yes, all possibilities exploited 6. no response available

No recommendation for action

1. no, currently no planning for this 2. no, but planning initiated

Recommendation: For each of these application scenarios, systematically assess the value it adds to users and the business, and base your planning on this.

3. planning completed 4. yes, implementation started

Recommendation: Regularly review whether and to what extent the added value of digitalisation is still available to users and the organisation, and what changes may need to be made as a result.

5. yes, implementation in progress 6. no response available

No recommendation for action

1. no 2. yes, for individual employees and managers

Recommendation: Develop a company standard (in terms of responsibilities, procedures, decision-making powers, resources, etc.) for implementing change projects and train managers and selected employees in its application. If necessary, use smaller digitalisation projects as an opportunity to test and train the new standard.

3. yes, with a number of employees and at management level throughout 4. yes, a majority of employees and at management level

Recommendation: Develop appropriate indicators to capture and assess the progress of your organisation's digital transformation process, and regularly incorporate these findings into strategic planning.

5. yes, all employees and managers 6. no response available

No recommendation for action

1. no, currently no planning for this 2. no, but planning initiated

Recommendation: For each scenario, systematically assess the value it adds to users and the business, and plan accordingly.

3. planning completed 4. yes, implementation started

Recommendation: Regularly review whether and to what extent the added value of digitalisation is still available to users and the organisation, and what changes may need to be made as a result.

5. yes, implementation in progress 6. no response available

No recommendation for action

BELVEDERE – Self Assessment: ORGANISATION & PROCESSES

Área temática 4: ORGANIZACIÓN Y PROCESOS

Instrucciones

Responda a las siguientes preguntas haciendo clic en la opción más adecuada. La opción 1 corresponde al nivel Inicial, la opción 2 al nivel Explorador, la opción 3 al nivel Avanzado y la opción 4 al nivel Experto. Si eliges la opción 5, el proyecto BELVEDERE no podrá darle más recomendaciones porque ya estas muy avanzado en el proceso de transformación digital.

Por favor fíjense: este sitio web no almacena ningún dato sobre usted, incluidas sus respuestas. Le recomendamos que imprima o guarde cada página de la Comprobación de preparación tan pronto como haya respondido a las preguntas, de modo que las tenga disponibles para futuras consultas. Una vez que abandone esta página, se restablecerán todas las respuestas. (Haga clic en el icono ! para ocultar esta nota de su impresión)

Pregunta 14:
¿Dispones de una política sobre el uso de tecnologías digitales en tu organización?

1. no, actualmente no está previsto
2. no, pero se ha iniciado la planificación

Recomendación: Haz de la protección de datos un asunto prioritario y colabora con tus empleados/as, expertos en RRHH y, en algunos casos, el comité de empresa para desarrollar una política. Ten en cuenta las especificidades de las tecnologías que pretendes utilizar.

Recurso BELVEDERE: Matriz de evaluación tecnológica para valorar la adecuación de la tecnología a los valores de la organización (se abre en una ventana nueva)

3. planificación finalizada
4. sí, ejecución iniciada

Recomendación: Revisa tus políticas de protección de datos, especialmente las relativas al tratamiento de datos personales, para asegurarte que están actualizadas. Implica a los/as empleados/as y al comité de empresa en la elaboración y actualización de políticas y sistemas. No olvides adaptar a tiempo las normas a las nuevas tecnologías.

Recurso BELVEDERE: Matriz de evaluación tecnológica para valorar la adecuación de la tecnología a los valores de la organización (se abre en una ventana nueva)

5. sí, aplicación en curso
6. no hay respuesta disponible

Ninguna recomendación de acción

Pregunta 15:
¿Dispone tu empresa de un proceso estructurado para planificar y gestionar la innovación (digital)?

1. no, actualmente no está previsto
2. no, pero se ha iniciado la planificación

3. planificación finalizada
4. sí, ejecución iniciada

Recomendación: En función de tus objetivos estratégicos de digitalización, determina qué nuevas tecnologías o innovaciones de servicio deseas introducir en tu organización. Establece normas (iniciales) para la selección, el desarrollo y la evaluación de tales innovaciones. Revisa tus procedimientos de selección, desarrollo, evaluación e introducción de innovaciones de servicios. Establece normas y responsabilidades. Utiliza la información obtenida de tu gestión de la tecnología y la innovación para seguir desarrollando tus objetivos de digitalización.

5. sí, aplicación en curso
6. no hay respuesta disponible

Ninguna recomendación de acción

Pregunta 16:
¿Tienes algún/a socio/a estratégico/a o una red de intercambio y cooperación en el ámbito de la digitalización?

1. no, actualmente no está previsto
2. no, pero se ha iniciado la planificación

Recomendación: Piensas trabajar con socios/as en innovación y desarrollo de servicios. Esto puede llevar a desarrollos o lanzamientos de servicios rentables para ti. Piensa cómo implicar a clientes/as y usuarios/as en el proceso de desarrollo lo antes posible.

3. planificación finalizada
4. sí, ejecución iniciada

Recomendación: Revisa cuáles de tus asociaciones de innovación y desarrollo tienen éxito. Decide cómo continuar o intensificar tu trabajo en red en este momento. Negocia acuerdos concretos y desvincúlate de los socios que no te ayudan a expandir tu negocio.

5. sí, aplicación en curso
6. no hay respuesta disponible

Ninguna recomendación de acción

Pregunta 17:
¿Los proyectos para implantar soluciones digitales se llevan a cabo utilizando "modos de trabajo ágiles" (por ejemplo, equipos autoorganizados)?

1. no
2. sí, en un grupo piloto

Recomendación: Prueba formas alternativas de organizar el trabajo. Los equipos interdisciplinares que trabajan según principios ágiles tienen especial éxito en el desarrollo de servicios digitales. En estos casos, deja libertad creativa y reduce las estructuras de gestión. Inspírate en buenos ejemplos y permítete un "periodo de prueba" de organización ágil de proyectos.

3. sí, en varios grupos piloto
4. sí, en una o varias unidades centrales de negocio

Recomendación: Analiza tus experiencias con formas alternativas de organización de proyectos (ágiles). Comprueba hasta qué punto deseas continuar con estas formas alternativas de trabajo y en qué otras áreas de la empresa, por ejemplo, los equipos ágiles, pueden aportar ventajas.

5. sí, siempre que sea posible
6. no hay respuesta disponible

Ninguna recomendación de acción

Pregunta 18:
¿En qué medida utilizas las siguientes herramientas en tu organización? (utiliza la lista como un banco de ideas, pero puntúa el aspecto en el que más flaqueas actualmente)
- Plataformas digitales para compartir información interna, p. ej. Sharepoint, Jive, Intranet
- Comunicación interna a través de servicios de mensajería, p. ej. Slack, Beekeeper, Skype, Microsoft Teams
- Trabajo en equipo virtual (p. ej. conferencias virtuales)
- Muro de planificación digital/pizarra digital
- Pizarra digital para compartir notas
- Gestión digital de proyectos/pizarra Kanban (p. ej. Meistertask, Trello, etc.)

1. no
2. sí, pero sólo ocasionalmente

Recomendación: Comprueba la pertinencia básica de las distintas herramientas mencionadas en el contexto de tu organización. A continuación, encarga pequeños estudios piloto para probar las herramientas seleccionadas/prioritarias en unidades más pequeñas de la organización y evalúa los beneficios potenciales basándote en las reacciones de los usuarios piloto.

3. sí, varias veces
4. sí, (muy) a menudo

Recomendación: Considera cuáles de las herramientas en uso tienen potencial para convertirse en "estándares de la empresa"; implica a los/las usuarios/as actuales en las decisiones de selección e implementación.

5. sí, todas las posibilidades explotadas
6. no hay respuesta disponible

Ninguna recomendación de acción

Pregunta 19:
¿Cuál es el estado de implementación de los flujos internos de información y tratamiento de datos en tu empresa? (utilice la lista como un banco de ideas, pero puntúa el aspecto en el que más flaqueas actualmente)
- Los flujos internos de información se apoyan en sistemas informáticos
- Se rompen los silos departamentales mediante sistemas informáticos integrales (por ejemplo, los/las empleados/as pueden ver y editar sus propios datos) y la colaboración en proyectos de digitalización.
- Existen medidas para garantizar la privacidad, puntualidad y calidad de los datos
- El intercambio y la comunicación de datos entre departamentos ("democracia de datos") se permite y regula de forma específica para cada contexto (por ejemplo, mediante acceso técnico, asignación de derechos y procesos de publicación definidos y apoyados digitalmente).
- Se establece una gobernanza digital
- Los/as directores/as utilizan el análisis de datos como base para la toma de decisiones ("director/a digital").

1. no, actualmente no está previsto
2. no, pero se ha iniciado la planificación

Recomendación: Para cada uno de estos escenarios de aplicación, evalúa sistemáticamente el valor que añade a los/as usuarios/as y a la empresa, y basa tu planificación en ello.

3. planificación finalizada
4. sí, ejecución iniciada

Recomendación: Revisa periódicamente si el valor añadido de la digitalización sigue estando a disposición de los/as usuarios/as y de la organización, y en qué medida, y qué cambios pueden ser necesarios como consecuencia de ello.

5. sí, aplicación en curso
6. no hay respuesta disponible

Ninguna recomendación de acción

Pregunta 20:
¿En qué medida está institucionalizada la gestión del cambio en tu organización y se entiende la digitalización como un proceso de cambio/transformación?

1. no
2. sí, para empleados/as individuales y directivos/as

Recomendación: Desarrolla una norma de empresa (en términos de responsabilidades, procedimientos, poderes de decisión, recursos, etc.) para ejecutar proyectos de cambio y formar a los directivos/as y empleados/as seleccionados/as en su aplicación. En caso necesario, aprovecha los proyectos de digitalización de menor envergadura para poner a prueba y formar en la nueva norma.

3. sí, con un número de empleados/as y a nivel directivo en todo momento
4. sí, con una mayoría de empleados/as y a nivel directivo

Recomendación: Desarrolla indicadores apropiados para captar y evaluar el progreso del proceso de transformación digital de tu organización, e incorpora regularmente estos resultados a la planificación estratégica.

5. sí, todos los /as empleados/as y directivos/as
6. no hay respuesta disponible

Ninguna recomendación de acción

Pregunta 21:
Valora las siguientes afirmaciones sobre los procesos de tu empresa. (utiliza la lista como banco de ideas, pero puntúa el aspecto en el que actualmente te encuentras más débil):
- Tus procesos están totalmente documentados (digitalmente) (por ejemplo, facturación, contabilidad).
- Los procesos están totalmente respaldados por sistemas informáticos, de modo que los/las empleados/as tienen capacidad libre para nuevas tareas (por ejemplo, planificación, innovación, análisis).
- La información/conocimiento de los procesos está disponible digitalmente y desde cualquier lugar.

1. no, actualmente no está previsto
2. no, pero se ha iniciado la planificación

Recomendación: Para cada escenario, evalúa sistemáticamente el valor que añades a los/as usuarios/as y a la empresa, y planifica en consecuencia.

3. planificación finalizada
4. sí, ejecución iniciada

5. sí, aplicación en curso
6. no hay respuesta disponible

Ninguna recomendación de acción

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Referencias / Agradecimientos
El BELVEDERE Digital Readiness Check se basa en el trabajo desarrollado por el Instituto de Tecnología y Trabajo (en alemán: Institut für Technologie und Arbeit, ITA) en el marco de su colaboración con el Mittelstand-Digital Zentrum Kaiserslautern (es decir, una iniciativa que orienta a las pequeñas y medianas empresas y a los oficios cualificados en su transformación digital), financiada por el Ministerio Federal de Economía y Acción por el Clima de Alemania. Disponible en línea en: https://digitalzentrum-kaiserslautern.de/unser-angebot/self-service/readiness-check (último acceso: 19 de abril de 2023) en alemán